Mój księgowy nie chce zwrócić mojej administracji. Czy ma do tego prawo?

Istnieje wiele powodów, dla których przedsiębiorca może zdecydować się na zmianę biura księgowego, doradcy podatkowego lub księgowego. Mogą to być zarówno względy biznesowe, jak i osobiste. Jeśli współpraca nie układa się dobrze, może nadejść moment, w którym lepiej poszukać nowego księgowego. W takim przypadku konieczne jest przekazanie całej dokumentacji nowemu doradcy finansowemu.

Co zrobić w przypadku sporu z księgowym?

Wielu przedsiębiorców powierza swoją administrację księgowemu lub doradcy podatkowemu. Ale co zrobić, jeśli nie jesteś zadowolony z jego usług, uważasz, że rachunki są za wysokie i postanawiasz nie płacić ostatniej faktury? Czy w takiej sytuacji księgowy może odmówić zwrotu Twojej dokumentacji, dopóki nie uregulujesz zaległych płatności?

W tym artykule wyjaśniam, jakie masz prawa i jakie kroki możesz podjąć, jeśli Twój księgowy przetrzymuje Twoją administrację.

Czy księgowy może zatrzymać Twoją administrację?

Spory między przedsiębiorcami a księgowymi zdarzają się często i mogą wynikać z różnych powodów:

✔ Niska jakość usług – błędy w administracji, złe doradztwo, brak terminowości.

✔ Zbyt wysokie rachunki – nieuzasadnione lub nieoczekiwane opłaty.

✔ Niezadowolenie ze współpracy – np. słaba komunikacja, brak zaangażowania lub niewywiązywanie się z umowy.

Niektórzy księgowi próbują w takiej sytuacji wywrzeć presję na klienta, przetrzymując dokumentację do momentu uregulowania wszystkich faktur. Jednak nie zawsze mają do tego prawo!

Prawo zatrzymania dokumentów (retentierecht)

Prawo zatrzymania (retentierecht) oznacza, że dostawca usług – w tym księgowy – może wstrzymać wydanie dokumentów do momentu uregulowania zaległych płatności. Jest to mechanizm ochrony wierzyciela, podobny do sytuacji, gdy np. warsztat samochodowy nie wydaje naprawionego auta, dopóki klient nie zapłaci za usługę.

Jednak prawo zatrzymania nie może być stosowane w każdej sytuacji. Aby księgowy mógł legalnie odmówić zwrotu dokumentacji, muszą być spełnione następujące warunki:

Powiązanie między usługą a dokumentacją:

Prawo zatrzymania dotyczy tylko tych dokumentów, które księgowy sam przygotował w ramach wykonanej usługi, np. sporządzonego bilansu, deklaracji podatkowych, raportów finansowych.

Nie mogą być zatrzymane dokumenty, które należą do klienta, ale zostały dostarczone księgowemu, np. faktury sprzedażowe, wyciągi bankowe, dokumenty kadrowe.

Zaległość w płatnościach musi być wymagalna

Faktura księgowego musi być przeterminowana, czyli minął termin płatności.

Jeśli płatność jest jeszcze w toku lub nie upłynął termin faktury, księgowy nie może powołać się na prawo zatrzymania.

Zastosowanie musi być proporcjonalne i uzasadnione

Księgowy nie może zatrzymać całej administracji w przypadku niewielkich zaległości (np. 50 euro).

Jeśli księgowy nie wywiązał się ze swoich obowiązków, np. nie przygotował w terminie deklaracji podatkowej, nie może powołać się na prawo zatrzymania.

Ramy prawne i regulacje dla księgowych (niestety polskie biura księgowe bardzo często nie sa zrzeszone z żadna organizacja księgowa.)

Księgowi, którzy należą do holenderskiej Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), muszą przestrzegać określonych zasad dotyczących retentierecht.

Co księgowy może zatrzymać?

✔ Dokumenty i raporty, które sam przygotował na zlecenie klienta (np. deklaracje podatkowe, raporty finansowe).

✔ Części administracji, które zostały opracowane przez księgowego (np. księgowanie wynagrodzeń pracowników).

Czego księgowy nie może zatrzymać?

❌ Twoich własnych dokumentów, które mu dostarczyłeś do administracji (np. faktury, umowy, dokumenty rejestrowe).

❌ Całej administracji, jeśli spór dotyczy tylko części kwoty.

❌ Dokumentów podatkowych, jeśli są one wymagane przez Belastingdienst (Urząd Skarbowy).

W przypadku naruszenia tych zasad księgowy działa niezgodnie z prawem i możesz podjąć działania, aby odzyskać swoje dokumenty.

Co zrobić, gdy księgowy nie chce oddać Twojej administracji?

Spróbuj wyjaśnić sytuację

Najpierw warto skontaktować się z księgowym i zapytać o przyczyny przetrzymywania dokumentów. W niektórych przypadkach może to być zwykłe nieporozumienie, które da się rozwiązać polubownie.

Wystosuj oficjalne wezwanie do zwrotu dokumentów (ingebrekestelling)

Jeśli księgowy nadal odmawia zwrotu administracji, wyślij oficjalne wezwanie do wydania dokumentów. W piśmie tym powinieneś:

✔ Podkreślić, że dokumenty administracyjne należą do Ciebie i powinny zostać zwrócone.

✔ Powołać się na obowiązujące przepisy prawa, w tym:

Kodeks Cywilny (Burgerlijk Wetboek, art. 7:400 BW) – prawo klienta do dokumentacji.

Ustawę o podatkach (Algemene Wet Rijksbelastingen, art. 47 i 49) – obowiązek posiadania dokumentacji przez przedsiębiorcę.

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (AVG, art. 15 i 17) – prawo dostępu do danych.

✔ Wyznaczyć termin 7 dni na zwrot dokumentów.

✔ Poinformować o możliwości podjęcia kroków prawnych w razie odmowy.

Zgłoś sprawę do Belastingdienst lub Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Jeśli dokumenty są potrzebne do celów podatkowych, możesz zgłosić problem do Belastingdienst. Urząd może skontaktować się z księgowym i wymusić zwrot dokumentów.

📞 Numer kontaktowy Belastingdienst: 0800 - 0543

Jeżeli księgowy przechowuje Twoje dane osobowe i odmawia ich wydania, możesz również złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens (AP) na podstawie przepisów AVG.

🔗 Zgłoszenie online: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 Podjęcie kroków prawnych

Jeśli księgowy nadal odmawia zwrotu dokumentów, możesz podjąć kroki prawne:

✔ Skontaktować się z prawnikiem.

✔ Wystąpić do kantonrechter (sądu rejonowego) o nakaz zwrotu dokumentów.

✔ Jeśli poniosłeś straty finansowe przez brak dokumentów, możesz dochodzić odszkodowania przed Rechtbank (sądem cywilnym).

W większości przypadków samo zagrożenie krokami prawnymi powoduje, że księgowy oddaje dokumenty.

Nie czekaj – działaj szybko, aby odzyskać swoją administrację i uniknąć problemów podatkowych! 🚀

Jeśli potrzebujesz pomocy w odzyskaniu dokumentów, możesz się do Nas zgłosić.



Katarzyna AL-Dulaimi