E-faktury obowiązkowe w Holandii. Od 2030 roku zmieni się sposób fakturowania między firmami

Holenderskich przedsiębiorców czeka spora zmiana w sposobie wystawiania faktur. Od 1 lipca 2030 roku e-faktury mają stać się obowiązkowe również w transakcjach pomiędzy firmami w Holandii. Rok później ma zostać uruchomione także cyfrowe raportowanie danych z krajowych transakcji do Belastingdienst.

Sama e-faktura nie jest jednak żadną nowością. Wielu przedsiębiorców już dzisiaj korzysta z takich rozwiązań, a część programów księgowych ma możliwość wysyłania faktur przez Peppol. Sama również mam taką opcję w swoim programie księgowym.

Nowością jest przede wszystkim skala. Holandia chce doprowadzić do sytuacji, w której ustrukturyzowana e-faktura stanie się standardem także w zwykłych transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami.

I tutaj warto dokładnie wyjaśnić, co się zmieni, bo nie chodzi po prostu o koniec papierowej kartki.

Zwykły PDF to nie to samo co e-faktura

Większość przedsiębiorców już dzisiaj wystawia faktury elektronicznie. Tworzymy fakturę w programie księgowym, zapisujemy ją jako PDF i wysyłamy klientowi mailem. Papierowych faktur w wielu firmach właściwie już się nie spotyka.

Dlatego hasło „obowiązkowe faktury elektroniczne” może być trochę mylące. Można pomyśleć: przecież ja już od lat wysyłam faktury elektronicznie.

Tyle że w nowych przepisach chodzi o coś więcej.

E-faktura jest fakturą wystawioną w ustrukturyzowanym formacie, dzięki czemu jej dane mogą zostać automatycznie odczytane przez drugi system. Program nie widzi po prostu dokumentu przypominającego kartkę papieru. Rozpoznaje konkretne dane, na przykład numer faktury, datę, dane sprzedawcy i odbiorcy, kwotę netto, VAT czy całkowitą kwotę do zapłaty.

Dzięki temu faktura może przejść praktycznie bezpośrednio z jednego systemu księgowego do drugiego.

I właśnie w tę stronę zmierza cały system.

Peppol już działa i część z nas już z niego korzysta

Nie trzeba czekać do 2030 roku, żeby zobaczyć, jak taki system może funkcjonować.

W Holandii działa już Peppol. Jest to międzynarodowa sieć służąca do bezpiecznej wymiany elektronicznych dokumentów biznesowych, w tym właśnie e-faktur.

Wiele programów księgowych oferuje już możliwość podłączenia do Peppol. Faktura nie musi wtedy być wysyłana jako PDF w załączniku do wiadomości. Dane mogą zostać przesłane bezpośrednio z systemu nadawcy do systemu odbiorcy.

E-faktury są również wykorzystywane przy fakturowaniu holenderskiej administracji państwowej. Dlatego dla części przedsiębiorców sama technologia nie będzie niczym nowym.

Nie oznacza to jednak, że możemy już dzisiaj powiedzieć, że od 2030 roku wszystkie holenderskie faktury będą obowiązkowo wysyłane właśnie przez Peppol. Szczegóły techniczne przyszłego systemu nadal są opracowywane.

Peppol pokazuje natomiast bardzo dobrze, jak ustrukturyzowane e-fakturowanie działa już teraz.

Skąd w ogóle wzięły się te zmiany?

Zmiany w Holandii są częścią znacznie większej reformy europejskiego systemu VAT.

Chodzi o ViDA, czyli VAT in the Digital Age. Można to przetłumaczyć jako VAT w erze cyfrowej.

Unia Europejska przyjęła pakiet ViDA w 2025 roku. Reforma będzie wdrażana etapami i obejmuje znacznie więcej niż samo wystawianie faktur.

Jednym z jej najważniejszych elementów jest jednak właśnie połączenie e-fakturowania z cyfrowym raportowaniem danych.

Od 1 lipca 2030 roku nowe europejskie zasady obejmą określone transgraniczne transakcje B2B pomiędzy przedsiębiorcami z różnych państw Unii Europejskiej.

Państwa członkowskie mogą jednak wprowadzać podobne rozwiązania również dla własnych, krajowych transakcji.

I właśnie na taki krok zdecydowała się Holandia.

Holandia obejmie systemem również krajowe faktury B2B

11 września 2026 roku holenderski rząd poinformował, że chce wprowadzić obowiązkowe e-fakturowanie również przy transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami w samej Holandii.

Planowana data to 1 lipca 2030 roku.

To bardzo istotna decyzja, ponieważ nie mówimy już wyłącznie o fakturze wystawianej przez holenderską firmę przedsiębiorcy w innym państwie UE. Nowe rozwiązanie ma dotyczyć także sytuacji, kiedy jedna holenderska firma wystawia fakturę drugiej holenderskiej firmie.

W praktyce oznacza to, że dla ogromnej części przedsiębiorców e-faktura ma stać się normalnym sposobem prowadzenia firmowej administracji.

Ale na tym zmiany się nie kończą.

Dane z faktur będą raportowane do Belastingdienst

To jest moim zdaniem znacznie ważniejsza część całej reformy niż sam sposób wysłania faktury.

Holandia chce wprowadzić również cyfrowe raportowanie danych dotyczących krajowych transakcji B2B do Belastingdienst.

Tutaj trzeba jednak bardzo dokładnie rozróżnić daty.

Obowiązek krajowego e-fakturowania planowany jest od 1 lipca 2030 roku.

Natomiast krajowe cyfrowe raportowanie ma zostać wprowadzone od 1 lipca 2031 roku.

Nie jest więc prawidłowe stwierdzenie, że od pierwszego dnia obowiązywania holenderskich e-faktur wszystkie krajowe faktury będą już automatycznie raportowane do Belastingdienst. Pomiędzy jednym a drugim obowiązkiem ma być rok różnicy.

Kierunek jest jednak bardzo wyraźny.

Administracja podatkowa ma otrzymywać dane dotyczące poszczególnych transakcji w formie cyfrowej. Dzięki temu będzie mogła szybciej porównywać informacje, sprawdzać prawidłowość rozliczeń VAT oraz wykrywać niezgodności.

Dzisiaj urząd w dużej mierze opiera się na deklaracjach VAT składanych przez przedsiębiorców oraz informacjach znajdujących się w ich administracji. Nowy system daje możliwość znacznie szybszej analizy danych na poziomie konkretnych transakcji.

I właśnie dlatego ta zmiana jest dużo większa niż samo zastąpienie PDF-u innym rodzajem faktury.

Czy Belastingdienst będzie od razu widział każdą fakturę?

Tutaj warto uważać z bardzo mocnymi stwierdzeniami.

Wiemy, że ma zostać wprowadzone cyfrowe raportowanie danych dotyczących transakcji. Wiemy również, że ma ono umożliwić administracji podatkowej szybszą kontrolę i porównywanie danych.

Nie znamy jednak jeszcze wszystkich technicznych szczegółów holenderskiego systemu.

Dlatego na tym etapie nie powiedziałabym, że „Belastingdienst będzie w tej samej sekundzie widział każdą wystawioną fakturę”.

Możemy natomiast powiedzieć, że system zmierza do znacznie szybszego i bardziej zautomatyzowanego przekazywania informacji o transakcjach do administracji podatkowej.

To jest już ogromna różnica w porównaniu z obecnym sposobem kontroli.

KOR ma być zwolniony

Bardzo ważny wyjątek przewidziano dla najmniejszych przedsiębiorców.

Osoby korzystające z kleineondernemersregeling, czyli KOR, mają być zwolnione z nowych obowiązków dotyczących e-fakturowania i raportowania.

KOR jest przeznaczony dla przedsiębiorców spełniających warunki tej regulacji, których roczny obrót nie przekracza 20 000 euro.

To ważne rozróżnienie. Nie chodzi po prostu o każdą firmę, która w danym momencie ma mały obrót. Chodzi o przedsiębiorców korzystających z KOR.

Według obecnych planów wyjątek dla tej grupy ma zostać zachowany również po wejściu nowych zasad.

Co z bezpieczeństwem danych przedsiębiorców?

Jeżeli Belastingdienst ma otrzymywać znacznie więcej szczegółowych danych dotyczących transakcji pomiędzy firmami, naturalnie pojawia się pytanie o bezpieczeństwo.

Rząd już teraz wskazuje, że ochrona tych informacji ma być jednym z podstawowych warunków funkcjonowania systemu.

Dostęp do danych ma być ograniczony w zależności od roli i uprawnień pracownika. System ma również rejestrować, kto korzystał z danych. Planowany okres przechowywania informacji przez Belastingdienst wynosi 10 lat.

To będzie jeden z elementów, którym warto przyglądać się podczas dalszych prac nad ustawą, bo ilość danych przekazywanych administracji podatkowej będzie znacznie większa niż obecnie.

Czy te przepisy są już ostateczne?

Nie.

I to również trzeba bardzo wyraźnie zaznaczyć.

Holenderski rząd podjął decyzję dotyczącą kierunku, w którym chce iść, i przedstawił konkretne terminy. Nie oznacza to jednak, że wszystkie szczegóły znajdują się już w ostatecznej ustawie.

Projekt przepisów ma przejść konsultacje internetowe, czyli internetconsultatie. Następnie planowane jest skierowanie projektu do Tweede Kamer przed latem 2027 roku.

Dopiero w trakcie tego procesu poznamy kolejne szczegóły.

Może się więc jeszcze zmienić sposób technicznej realizacji systemu, dokładne zasady raportowania czy rozwiązania, które będą musiały wdrożyć programy księgowe.

Samego kierunku zmian raczej nie należy jednak traktować jako czegoś, co pojawiło się wyłącznie w holenderskim planie. Podstawą jest już przyjęty na poziomie Unii Europejskiej pakiet ViDA.

Co przedsiębiorca powinien zrobić już dzisiaj?

Na chwilę obecną właściwie niczego nie trzeba zmieniać na siłę.

Do 2030 roku pozostało jeszcze kilka lat i szczegóły systemu nadal będą dopracowywane.

Warto jednak przy okazji zajrzeć do własnego programu księgowego i sprawdzić, czy obsługuje Peppol oraz ustrukturyzowane e-faktury.

Może się okazać, że już dzisiaj macie taką możliwość, tylko nigdy z niej nie korzystaliście.

Dla przedsiębiorców korzystających z nowoczesnych programów księgowych przejście na nowy system może więc oznaczać przede wszystkim zmianę sposobu wysyłania faktury.

Dużo większą zmianę mogą odczuć firmy, które nadal wystawiają faktury ręcznie, w Wordzie lub Excelu, zapisują je jako PDF i wysyłają klientom mailem.

 To kolejny duży krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń VAT i dużo bardziej automatycznej kontroli transakcji między firmami.



Źródła

Rijksoverheid, komunikat z 11 września 2026 r. dotyczący wprowadzenia e-fakturowania i raportowania dla przedsiębiorców.

Komisja Europejska, oficjalne informacje dotyczące pakietu VAT in the Digital Age (ViDA).

Tweede Kamer i Ministerie van Financiën, dokumenty dotyczące holenderskiego wdrażania e-fakturowania i cyfrowego raportowania.